Lean Six Sigma: todo lo que necesitas saber
El término Lean Six Sigma es una metodología que se implantó por primera vez en el sector manufacturero y que pretende mejorar de forma continua el lugar de trabajo.
En el acelerado y globalizado mundo empresarial actual, la competencia entre las empresas modernas es intensa. En este clima, cada ventaja competitiva es importante, lo que lleva a los profesionales de la empresa a explorar con cierta frecuencia nuevas herramientas de gestión, técnicas y enfoques de liderazgo.
Pero, puede que no sea una nueva metodología la que ofrezca la mejor solución. A medida que las empresas afinan sus procesos para conseguir una eficiencia óptima y trabajan para mantener unos niveles de calidad superiores, una combinación del método Lean y el enfoque Six Sigma, de probada eficacia, podría ser el billete para el éxito.
Los practicantes de estas dos metodologías suelen referirse a la vez a Lean Six Sigma y las utilizan para que las empresas y organizaciones sean más eficientes y productivas. En la mayoría de los casos, los que se centran en Lean Six Sigma miran el resultado final y tratan de encontrar formas de ahorrar tiempo y dinero sin dejar de crear el mejor producto o servicio posible.
¿Qué es Lean Six Sigma (LSS) y en qué consiste?
Lean Six Sigma es un método de gestión centrado en el trabajo en equipo que tiene como objetivo principal mejorar el rendimiento mediante la eliminación de residuos y defectos.
Combina los métodos y herramientas del Six Sigma (o Seis Sigma) con la filosofía del Lean Manufacturing, y se esfuerza por eliminar el despilfarro de recursos físicos, tiempo, esfuerzo y habilidades, asegurando al mismo tiempo la calidad de los procesos de producción y su organización.
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El concepto «Lean» de gestión se centra en la reducción y eliminación de ocho tipos de despilfarro y se refiere a cualquier método, medida o herramienta que ayude a la identificación y eliminación de los residuos.
El perfeccionamiento del proceso de producción es esencial para gestionar y reducir los 8 despilfarros analizados por el método Lean. Prestando especial atención a la forma en que los residuos afectan a los procesos de producción (y viceversa), los responsables de las empresas pueden dar pasos significativos hacia la optimización de sus operaciones.
Por otro lado, el término «Six Sigma» se refiere a las herramientas y técnicas que se utilizan para mejorar los procesos de fabricación. Fue introducido por un ingeniero de Motorola en 1986 y se inspiró en el modelo Kaizen de Japón.
En resumen y en propias palabras de la ASQ (Sociedad Americana de la Calidad) lo define como: «Lean Six Sigma es una filosofía de mejora basada en hechos y en datos que valora la prevención de defectos por encima de la detección de los mismos.
Además, Impulsa la satisfacción del cliente y los resultados finales mediante la reducción de los defectos, los residuos y el tiempo de ciclo; al tiempo que promueve el uso de la estandarización y el flujo de trabajo, creando así una ventaja competitiva. Se aplica en cualquier lugar donde exista variabilidad y despilfarro, y todos los empleados deben participar».
Antes de entrar en más detalle, es importante aclarar el concepto de mejora de procesos, dado que el Lean Six Sigma es un sistema para analizar y mejorar los procesos.
¿Qué es la mejora de procesos?
Un proceso es una serie de pasos o actividades para fabricar un producto o prestar un servicio. Casi todo lo que hacemos es un proceso: vestirnos por la mañana, hornear un pastel, tratar a un paciente con miopía o fabricar un coche.
En un proceso, estas actividades pueden clasificarse en tres tipos:
- Actividades sin valor añadido: Estas actividades no añaden ningún valor a los productos del proceso. Constituyen los pasos de despilfarro. El cliente no paga los costes asociados a estas actividades de buen grado. Más bien, si se presentan en exceso, provocan la insatisfacción del cliente.
- Actividades con valor añadido: Estas actividades añaden valor al proceso y son esenciales. Mejoran los procesos en cuanto a productividad y calidad.
- Actividades facilitadoras de valor añadido: Estas actividades no añaden valor al cliente, pero son necesarias para la continuidad de un proceso.
En definitiva, la mejora de procesos implica la práctica empresarial de identificar, analizar y mejorar los procesos empresariales existentes para optimizar el rendimiento, cumplir las normas de mejores prácticas o mejorar la calidad y la experiencia de los clientes y usuarios finales.
Dado que cada producto o servicio es el resultado de un proceso, adquirir las habilidades necesarias para eliminar los residuos, el reprocesamiento o la ineficacia es fundamental para el crecimiento de una empresa.
Existen varias metodologías diferentes diseñadas para ayudar a tu empresa a abordar la mejora de los procesos. Cada una de ellas tiene como objetivo ayudar a su empresa a identificar los problemas de los procesos, solucionarlos y analizar el éxito o el fracaso de esos cambios.
En este artículo nos vamos a meter de lleno en una de ellas: el Lean Six Sigma
Antecedentes del Lean Six Sigma (Breve historia).
Los orígenes del Lean Six Sigma se remontan a la década de 1980 en Estados Unidos como una combinación de principios y procesos de gestión originados en Japón.
En un intento de competir con los mejores productos de Japón, los directivos estadounidenses adoptaron algunos principios de fabricación japoneses centrados en la reducción de los residuos en forma de acciones que no añaden valor al proceso.
En los años 90, estos principios fueron adoptados por los grandes fabricantes estadounidenses.
En 2002, Michael George y Robert Lawrence Jr. presentaron el concepto de Lean Six Sigma en su libro : «Combining Six Sigma with Lean Speed». En este trabajo se muestra por primera la combinación y perfeccionamiento de los principios de la iniciativa Lean y del Six Sigma.
El objetivo del Six Sigma y sus fases
El objetivo del Six Sigma es conseguir que un proceso sea eficaz con un 99,99996 % de ausencia de defectos. Esto significa que un proceso Seis Sigma produce como máximo 3´4 defectos por millón o menos.
En la práctica, el Six Sigma es una metodología estructurada de resolución de problemas. Esta resolución de problemas en Six Sigma se realiza utilizando el marco DMAIC.
Las fases o pasos DMAIC del Six Sigma se utilizan también en Lean Six Sigma. DMAIC son las siglas en inglés de Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. En resumen, se refiere a un método basado en datos para mejorar, optimizar y estabilizar los procesos empresariales y los procesos de fabricación. Este marco consta de cinco etapas:
- Definir el problema: Elaborar un planteamiento del problema, una declaración de objetivos, una carta de proyecto, un requisito del cliente y un mapa del proceso.
- Medir el proceso actual.: Durante este paso, se miden los datos actuales. Examinando el proceso que ya está en marcha e identificando lo que no funciona, se pueden empezar a encontrar formas para hacer mejoras.
- Analizar la causa de los problemas: Ahora que se han medido todos los datos actuales, hay que empezar a analizarlos para llegar a la causa raíz del problema y se sigue actualizando la estructura del proyecto según sea necesario.
- Mejorar (implementar) el proceso: Este es el paso en el que se propondrán soluciones, se implementarán las soluciones, se harán las mejoras necesarias y se crearán mapas de procesos para esas nuevas soluciones. En este paso se adoptan las medidas para aplicar las nuevas correcciones y se siguen midiendo las mejoras.
- Control: Una vez implantado un nuevo proceso, se debe seguir introduciendo mejoras a lo largo del tiempo. Estos cambios sólo durarán si los empleados siguen perfeccionando y manteniendo el proceso.
La combinación de los conceptos del Lean Manufacturing junto con las herramientas y técnicas del Six Sigma deja claro qué procesos son propensos a la variación y, a continuación, reduce esas variaciones o defectos como forma que garantiza una mejora continua.
Principios del Lean Six Sigma
Para obtener un flujo de procesos que produzca los mejores resultados, los expertos recomiendan tener en cuenta estos 5 principios clave de liderazgo Lean para garantizar el éxito de tu proyecto LSS.
Trabajar para el cliente
El objetivo principal de cualquier cambio que desee implementar debe ser ofrecer el máximo beneficio al cliente. Establecer un estándar de calidad claro desde el principio que esté definido por lo que el cliente o el mercado exige.
Encontrar el problema y centrarse en él
Durante los procesos de adaptación, es fácil verse envuelto en un vaivén de cambios y perder de vista el problema inicial. Por lo que es vital recopilar datos que muestren dónde se encuentra el área específica del problema y concentrarse en perfeccionar sólo esa área de la empresa.
Cualquier intento de modificar en general la empresa o cambiar el producto es probable que haga fracasar el proceso de LSS.
Eliminar los defectos y los cuellos de botella
Una vez identificado el problema, es el momento de buscar formas de reducir las oportunidades de que se produzcan defectos. Estas oportunidades suelen presentarse en forma de procesos complejos y largos que dejan un margen importante para los errores y el despilfarro.
Racionalizar o eliminar estas funciones es una forma excelente de conseguir control de calidad y eficiencia.
Comunicar con claridad y formar a los miembros del equipo
Los fundamentos del Lean Six Sigma requieren que todos los miembros del equipo estén formados en LSS, conozcan los objetivos del proyecto y estén informados de su progreso.
La metodología Six Sigma puede provocar un cambio considerable y requiere un enfoque especializado por parte de la dirección. Las certificaciones avanzadas en Six Sigma son de vital importancia para reducir el riesgo de fracaso del proyecto y garantizar que todo el proceso se desarrolle sin problemas.
Ser flexible y receptivo
El efecto cambio y Lean Six Sigma van unidos de la mano. Un proceso o función que se identifica como defectuoso o ineficiente, debe ser refinado o eliminado.
Aferrarse a un enfoque fallido no es una opción con LSS. El cambio y la gestión del cambio pueden ser difíciles y laboriosos, pero es un pequeño precio a pagar por lo que todo líder empresarial aspira: una empresa más ágil, más fuerte y más competitiva.
¿Por qué se usa el Lean Six Sigma y se implementa en las empresas?
El contexto actual es muy dinámico. El enfoque Lean o Six Sigma en este entorno tan dinámico no puede aportar todo el potencial de mejora si se aplica de forma aislada.
La integración de Lean y Six Sigma garantiza mejoras excepcionales. En este enfoque de gestión, la metodología Lean se utiliza en primer lugar para eliminar los residuos de un proceso.
Más adelante, se utilizan las herramientas Six Sigma para mejorar los defectos del proceso. Sin embargo, estos dos métodos van de la mano en la actualidad. El objetivo final es mejorar los procesos reduciendo la variación y eliminando los residuos.
Se trata de un proceso de mejora continua, en el que los métodos Lean y los enfoques Six Sigma, ambos se alternan durante todo el proceso.
El alcance de los enfoques puede diferir en función de la complejidad del proceso o de la mejora que se busque. La combinación de estos dos métodos ayuda a desarrollar procesos racionalizados con alta calidad y resultados.
En definitiva, mejora los beneficios finales y ayuda a alcanzar los objetivos empresariales.
El enfoque de gestión integrado con Lean Six Sigma se utiliza en todos los sectores e industrias. Su implementación promueve cambios excepcionales en el rendimiento de una empresa.
En conclusión, el Lean Six Sigma permite disfrutar de ventajas competitivas en varias empresas del mundo. Pueden ser empresas orientadas al producto o al servicio. La metodología LSS mejora los procesos y los hace eficientes. La clave del éxito es el apoyo de la dirección, el compromiso de los empleados y el empeño en mejorar la satisfacción del cliente.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar Lean Six Sigma?
Las organizaciones se enfrentan cada día a costes crecientes y a nuevos retos. Lean Six Sigma proporciona una ventaja competitiva de las siguientes maneras:
- La optimización de los procesos da lugar a una mejora de la experiencia del cliente y a una mayor fidelidad.
- El desarrollo de flujos de procesos más eficientes impulsa mayores resultados finales.
- Pasar de la detección de defectos a la prevención de los mismos reduce los costes y elimina los residuos.
- La estandarización de los procesos permite una mayor agilidad organizativa y la capacidad de adaptarse a los retos diarios.
- La reducción de los plazos de entrega aumenta la capacidad y la rentabilidad.
- Implicar a los empleados en el esfuerzo mejora la moral y acelera el desarrollo de las personas, aumentando la agilidad organizativa.
- Mejora de la calidad de los productos/servicios y se crea una cultura de excelencia operativa.
Niveles (Belts) Lean Six Sigma
Hasta ahora hemos hablado de los antecedentes de Lean Six Sigma, de los principios integrados en Lean Six Sigma y de algunas de sus ventajas. Ahora llega el momento de reseñar a las personas que dirigen los proyectos y aplican las mejoras.
Los profesionales que obtienen la certificación Six Sigma se convierten en actores clave para mejorar la calidad de las operaciones dentro de sus organizaciones. Se esfuerzan por eliminar la variación en las operaciones de fabricación y de negocios mediante la implementación de procesos estándar y el establecimiento de métricas que minimizan el potencial de defectos.
Pero, ¿qué significan los niveles Belt en Lean Six Sigma? Estas certificaciones indican las funciones que los profesionales están cualificados a desempeñar en la realización de proyectos y la promoción de prácticas de gestión de la calidad.
Un programa de certificación Lean Six Sigma equipa a los profesionales para que sean participantes activos en la optimización de la cultura de su empresa y a evitar el tiempo de inactividad. A continuación se describen los diferentes Belts que forman parte del equipo.
Master Black Belt (MBB)
Experto en la metodología Six Sigma y en las herramientas estadísticas. El MBB proporciona orientación y liderazgo técnico en Six Sigma para una función o departamento específico de una empresa.
El coaching, la tutoría y la formación de los Black Belts también entran en el ámbito del MBB. En definitiva, son las autoridades finales en la firma de los proyectos BB.
Black Belt (BB)
Suelen ser profesionales a tiempo completo que dirigen proyectos Six Sigma. Son expertos en los métodos y herramientas del Lean Six Sigma.
Lo más importante es que son los responsables de proporcionar formación y asesoramiento en Six Sigma a los Green Belts.
Green Belt (GB)
Por lo general, junto a un papel funcional o de liderazgo, los GB son los líderes responsables de impulsar la excelencia operativa en sus equipos o funciones.
Mediante la aplicación en tiempo real de las técnicas Lean Six Sigma en la mejora de procesos y bajo la dirección de los BB, gestionan los proyectos Six Sigma desde su concepción hasta su finalización. Es un criterio de crecimiento y desarrollo definitorio dentro de la mayoría de las organizaciones.
Yellow Belt (YB)
Un término relativamente nuevo y en evolución. Los YB demuestran conocimientos básicos de Lean Six Sigma. Suelen dar apoyo a un proyecto GB o BB como miembro del equipo principal o como PYME.
Ejemplos de implementación de Lean Six Sigma en empresas
Hay varias empresas de reconocido nombre que han utilizado Lean Six Sigma para mejorar sus procesos empresariales. La mayoría de ellas lo han hecho con gran éxito.
A continuación se comentan de forma breve 6 empresas que son ejemplos sobresalientes de implantación de procesos Six Sigma eficaces y sostenibles.
1. Dell
Michael Dell ha creado un negocio con un prototipo que muchos intentan replicar. Dell Inc. es un excelente ejemplo de una empresa que utiliza el programa para facilitar resultados, no sólo para sus propios fines propios.
A principios del milenio, fundaron un esquema llamado Business Project Improvement (BPI) que utiliza Lean Six Sigma. Años después, este enfoque ha prosperado de forma positiva y parece ser muy sostenible.
2. General Electric
Esta empresa es un gran actor en los mercados financieros y de infraestructuras. En realidad, es un famoso caso de utilización de Lean Six Sigma para el éxito. La empresa empezó a utilizar los principios de este método en 1996, con el objetivo de tener productos sin errores para el año 2000.
La formación en Six Sigma se facilitó a través de incentivos como las bonificaciones a los empleados.
Con posterioridad, General Electric ha mejorado con notoriedad la experiencia de los clientes con la empresa y ha aumentado la eficacia del sistema de fabricación, lo que ha supuesto una disminución tanto de los gastos como de los errores de diseño.
Canyon Creek Cabinet Company
Canyon Creek evaluó sus operaciones y encontró formas de mejorar los procesos reduciendo los defectos, la sobreproducción, los tiempos de inactividad y otros desperdicios. Sus esfuerzos también permitieron reducir los residuos sólidos y peligrosos, el consumo de energía, el vertido de aguas residuales y las emisiones de COV.
Como resultado de estos cambios, la empresa ahorró más de un millón de dólares en el año siguiente al proyecto. Además, se preveía que la compra de nuevas sierras ahorraría a la empresa horas de trabajo y recursos (lo que significa que no tendría que gastar tanto dinero en la compra de materias primas).
3. Eastman Kodak Company
Kodak comenzó a fabricar cámaras de fácil manejo hace más de 100 años. La empresa se adhiere a los estrictos ideales de Six Sigma Black Belt para garantizar que todos los productos lleven siempre la marca y el logotipo de Kodak.
Estos rígidos estándares han permitido a la empresa convertirse en un éxito mundial y producir siempre productos de alta calidad.
4. Wipro
Como líder en la industria del desarrollo de software, la producción de bienes de consumo y el servicio al cliente eran deficientes. Sus defectos se neutralizaron pronto con la ayuda de la implantación de Six Sigma.
5. Microsoft
El secreto detrás de su estelar historial de servicio y línea de productos es Six Sigma. El líder en software y productos se considera ahora un ejemplo de implementación de LSS.
6. Motorola
Como una de las primeras grandes empresas en utilizar Six Sigma, lo implantó a modo de prueba para racionalizar la calidad de los productos y los servicios con el fin de aumentar los ingresos. Los resultados fueron muy alentadores y mejoraron el rendimiento general de la empresa.
Conclusiones
Estos son algunos de los puntos importantes de nuestro análisis de Lean Six Sigma que debes recordar:
En primer lugar, Lean Six Sigma es un proceso estructurado de resolución de problemas mediante el uso de datos que transforma el enfoque de resolución de problemas que se utiliza en empresas de todo tipo hoy en día con excelentes resultados.
El proceso estructurado guía al equipo a través de los pasos que debe seguir, y las revisiones garantizan que no se están tomando atajos.
En segundo lugar, Lean Six Sigma contiene muchas herramientas, pero las herramientas por sí solas no controlan al equipo. Los jefes de proyecto Black Belt y Green Belt seleccionan la herramienta adecuada para cada situación. Las herramientas están ahí para ayudar al equipo en su análisis, no para limitarlo.
Por último, el objetivo es un proceso, un producto o un servicio mejorado que satisfaga mejor las expectativas del cliente. Lean Six Sigma no tiene que ver con el proceso o las herramientas, sino con el cliente. El éxito de un proyecto se manifiesta cuando se eliminan o reducen los residuos y las anomalías o defectos y, se aumenta el valor para el cliente.
