ERP: funciones y características

El software ERP es una herramienta utilizada por las empresas que puede integrar todos los procesos necesarios para dirigir una empresa.

En los últimos años, las soluciones ERP han evolucionado y muchas de ellas son ahora básicamente aplicaciones web a la que los usuarios pueden acceder de forma remota.

En pocas palabras,  están destinados a servir a todos los departamentos de una empresa para obtener los mejores resultados empresariales. Pero, ¿qué significa exactamente este término y cómo funcionan los sistemas ERP? Continúa leyendo para conocer más sobre sus características básicas y funciones.

¿Qué significa ERP?

ERP son las siglas de «Enterprise Resource Management«, el sistema consolidado de recopilación y organización de datos empresariales mediante un conjunto de programas informáticos integrados.

El software ERP contiene aplicaciones que automatizan las funciones empresariales como la producción, la estimación de las ventas, la contabilidad y otras muchas más.

En términos simples, el ERP facilita las operaciones empresariales en todos los departamentos. Las soluciones de ERP mejoran la forma en que se manejan los recursos de una empresa, ya sea en la gestión de materias primas para la fabricación como en las de personal para los recursos humanos.

Hay muchas más definiciones de ERP, que varían según si están destinadas a desarrolladores, proveedores o medios tecnológicos.

Cómo funciona un ERP

El objetivo principal de un sistema ERP es que todo el mundo trabaje a partir de los mismos datos, en lugar de los sistemas de bases de datos independientes con hojas de cálculo desconectadas.

De esta forma, con un sistema de almacenamiento de datos seguro y centralizado, todo el mundo dentro de una organización puede estar seguro de que los datos son correctos, están actualizados y son la última versión.

En la práctica, esto significa que los empleados de las diferentes divisiones – por ejemplo, contabilidad y ventas – pueden confiar en los mismos datos para sus necesidades específicas.

Para qué se utiliza un ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son utilizados por empresas que buscan gestionar sus funciones empresariales dentro de un sistema centralizado e integrado.

Los ERP son utilizados normalmente por las empresas que trabajan dentro de la cadena de suministro para ayudar a mantener un seguimiento de todas las partes activas de la fabricación y la distribución.

Sin embargo, un ERP puede ser utilizado por diferentes industrias, incluyendo empresas de la salud, organizaciones sin ánimo de lucro, la construcción y la hostelería. En definitiva, las empresas que necesitan administrar su personal, sus clientes y su inventario pueden confiar en los beneficios del ERP.

A fin de cuentas, un ERP almacena todos los datos introducidos en una única base de datos, lo que permite que todos los departamentos trabajen con la misma información. Además, todos estos datos pueden ser organizados, analizados y convertidos en informes. Este sistema reúne en un solo sistema la gestión de los clientes, los recursos humanos, la inteligencia empresarial, la gestión financiera, el inventario y las capacidades de la cadena de suministro.

funciones y objetivos de un ERP
Funciones Básicas de un ERP

Tipos de ERP

El tipo de sistema que mejor se adapte a tu empresa dependerá del tamaño de la misma y de las funciones que apoyen sus requisitos empresariales.

Como resultado de varias décadas de desarrollo, hoy en día se dispone de numerosas soluciones de software para la planificación de recursos empresariales (ERP).

Las empresas pueden seleccionar y adquirir módulos de planificación de recursos empresariales (ERP) según sus demandas y necesidades individuales. Si es necesario, los módulos individuales también pueden ser suprimidos de nuevo.

Una de las clasificaciones sobre tipos de ERP que se puede realizar, vendría determinado según su alojamiento. Existen varias soluciones que explico a continuación:

ERP en la nube (Cloud)

Las empresas que necesiten la máxima flexibilidad deberían utilizar una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) basada en la nube. La ventaja exclusiva de las soluciones en la nube reside en el acceso mundial que permite. No importa si los empleados se encuentran en la sede central en Barcelona, de vacaciones en Cancún o en un viaje de negocios a Alemania.

Para acceder al ERP sólo se necesitan los dispositivos finales adecuados (ordenador portátil, smart phone, tablet, etc.) y, por supuesto, una conexión estable y segura a Internet. La solución está perfectamente adaptada al uso en dispositivos móviles.

Otras ventajas son el alto nivel de seguridad, el buen servicio prestado por las empresas y la posibilidad de probar versiones de demostración gratuitas.

Este sistema de planificación de recursos empresariales es especialmente adecuado para las empresas más pequeñas, para las que la flexibilidad y la rapidez de reacción son un factor decisivo para garantizar su supervivencia en un mercado competitivo.

Sin embargo, cualquier empresa, independientemente de su tamaño, puede beneficiarse de este sistema.

ERP local

La versión local de un ERP es ideal para grandes empresas o grupos de empresas que dan importancia a una solución instalada en la empresa.

El acceso mundial a través de Internet no es posible de forma automática. Para el uso móvil, por ejemplo, es necesario establecer en primer lugar los requisitos técnicos previos. A cambio, la propiedad de los datos permanece en manos de la empresa.

La empresa es totalmente independiente en sus decisiones sobre lo que les sucede. Por otra parte, la empresa también es responsable de las actualizaciones, la renovación de los componentes de hardware y la seguridad de los servidores. Obviamente, esto vincula los recursos en el departamento de TI.

Soluciones híbridas

Un sistema ERP híbrido combina lo mejor de las dos soluciones de software mencionadas anteriormente. Por un lado, un gran subsistema funciona localmente en la empresa, es decir, en las instalaciones. Por otro lado, también se puede acceder a determinadas áreas a través de la nube.

Social ERP

Esta es una solución que también incluye las cada vez más importantes redes sociales. Esto facilita aún más el contacto con los clientes (potenciales) a los que les gusta comunicarse a través de Facebook y otras plataformas. Especialmente los jóvenes pueden ser atendidos con facilidad y de una forma apropiada para este público objetivo.

¿Cuáles son los ERP más utilizados?

Actualmente hay más de 400 proveedores de sistemas de planificación de recursos empresariales en todo el mundo. Entre los proveedores más conocidos figuran los siguientes:

  • SAP tiene la mayor cuota de mercado, tanto en España y LATAM como en el resto del mundo. En definitiva, está dirigido sobre todo a las grandes empresas y está disponible como aplicación local y como solución de suscripción en la nube.
  • Oracle, un experto en bases de datos, también cuenta con exitosos sistemas de ERP, incluyendo las conocidas soluciones en la nube.
  • Sage lleva unas décadas suministrando soluciones dirigidas a las empresas medianas.
  • Microsoft también es una empresa veterana en el campo del desarrollo de software. Con «Dynamics», la empresa también ofrece un sistema de planificación de recursos empresariales entre sus productos de marca. Esta variante está dirigida a las PyMES.

¿Por qué debes usar un ERP? Beneficios.

El software de planificación de recursos empresariales se utiliza para gestionar una serie de funciones empresariales, pero ¿por qué es mejor que otras soluciones? Aunque un ERP puede tener funciones similares a otras soluciones, sus características únicas le convierten en un competidor distintivo en el mercado de software.

La gestión de los recursos de la empresa proporciona un mejor rendimiento comercial con grandes beneficios que describiré a continuación para responder a la pregunta de por qué usar este sistema:

Visibilidad y optimización del flujo de trabajo

Antes de los sistemas de planificación de recursos empresariales, la coordinación entre múltiples puestos de trabajo requería mucho tiempo y esfuerzo. Si querías actualizaciones en una parte específica de tu negocio, tenías que llamar o visitar el lugar físicamente.

Las grandes corporaciones con ubicaciones nacionales e internacionales tenían que trabajar por zonas horarias. Y si había un problema con uno de sus socios de producción en el extranjero, podía retrasar todo su negocio mientras hacía interminables llamadas telefónicas y visitas al sitio.

Afortunadamente, los sistemas ERP revolucionaron la visibilidad del flujo de trabajo.

Ahora, desde la sede local o desde cualquier otra se pueden obtener detalles en tiempo real sobre lo que sucede simultáneamente en todas las plantas de fabricación en el extranjero y en los centros de distribución de cualquier ubicación en la que esté tu empresa.

Inteligencia de negocio (BI) y análisis de datos

Para dirigir un negocio, la toma de decisiones debe estar guiada por datos precisos. Los sistemas ERP utilizan herramientas de inteligencia empresarial, también llamada Business Intelligence (BI), para proporcionar métodos de recopilación de datos, análisis y elaboración de informes.

Incluso hay formas de analizar los datos en tiempo real para hacer cambios instantáneos en los procesos de producción. Además, se pueden utilizar datos históricos para la previsión empresarial.

Aparte de poder realizar informes personalizados para mantener a todos informados sobre las métricas de los indicadores clave de negocio (KPI).

Las soluciones de programación

Las herramientas de programación son una parte muy adaptable de los sistemas ERP.

En definitiva, se puede organizar cuándo los trabajadores entran en sus turnos, cuándo se entrega el inventario y cuándo las plantas de producción se ponen en mantenimiento.

Luego, se puede coordinar cada programación en un solo calendario para que todos los departamentos y socios de la cadena de suministro se mantengan en la misma línea.

Colaboración entre departamentos

Cuantos más departamentos tenga una empresa, más importante es gestionar las prácticas de comunicación interna para evitar errores.

Y si tu empresa tiene sedes en todo el mundo, se necesita una forma de que todos se mantengan en contacto a través de las zonas horarias y las barreras lingüísticas.

En la realidad, una mala comunicación entre un proveedor de materia prima y el centro de distribución puede llevar a costosos errores de inventario.

Las herramientas de comunicación ERP organizan documentos escaneados, archivos, correos electrónicos, textos y grabaciones de llamadas telefónicas.

Incluso hay canales internos privados para la comunicación instantánea.

También, se puede integrar a las herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para programar las interacciones con los clientes externos, así como el seguimiento de las demandas y de los clientes potenciales.

Gestión de riesgos y seguridad de los datos

Proteger a tu empresa de las prácticas fraudulentas es más importante que nunca en la era digital. Si una empresa opera online sin prevenir los posibles ataques informáticos, puede estar en riesgo. Las herramientas de administración de riesgos en tiempo real proporcionan a las empresas una seguridad adicional al realizar auditorias automatizadas y monitoreo de riesgos de robo de datos, falsificación, espionaje, entre otros ataques.

Las empresas suelen manejar una gran cantidad de datos importantes. El uso de un solo sistema ERP proporciona seguridad al mantener toda la documentación y comunicación en un solo lugar. También, puede reducir la duplicación de datos manteniendo toda su información dentro de un sistema integrado.

Soluciones personalizadas

Cada empresa tiene que tener en cuenta algunas variables únicas en sus operaciones: ¿tu empresa trabaja con empresas internacionales?, ¿tiene que presentar regularmente documentos oficiales a las entidades gubernamentales?, ¿tu departamento de marketing se dirige al público a través de las redes sociales?

Actualmente en el mercado hay programas ERP con módulos personalizados que se adaptan a las necesidades exactas de la mayoría de empresas.

La nueva tecnología está cambiando las capacidades de las aplicaciones ERP. Las últimas tendencias incluyen la computación de inteligencia artificial y las soluciones de Internet de las Cosas (IoT).

Cual es la diferencia entre un ERP y un CRM

Tanto los ERP como los CRM mejoran la eficiencia de los procesos comerciales. Pero un sistema ERP se centra en la reducción de los costos haciendo que los procesos empresariales sean más eficientes. Ambas soluciones ofrecen registros centrales para los datos de los clientes.

Aún así, un sistema CRM funciona mejor como facilitador de un mayor volumen de ventas y como una mejora en las interacciones con los clientes. Independientemente del tamaño de la empresa, desplegar un sistema CRM o un sistema ERP es mejor que buscar datos de clientes mediante cadenas de correo electrónico, notas escritas y chats instantáneos.

Dado que toda empresa necesita optimizar las relaciones con los clientes, un CRM ayuda a garantizar que los clientes estén satisfechos y sean leales. Con un sistema ERP, cada departamento puede entender el flujo de trabajo con otros departamentos.

Los directivos también pueden obtener una visión general en tiempo real de lo que está sucediendo en cada departamento. Esto es muy importante para las empresas en crecimiento y las empresas que quieren escalar.

Conclusiones

  • Si el crecimiento de una empresa se ha estancado o si sus recursos no se están utilizando de manera eficiente como podrían, un sistema ERP puede ser la mejor solución.
  • En realidad, se tiene una mejor percepción del rendimiento de una empresa, ya que este software combina varios procesos diferentes en un solo sistema.
  • Ahorra mucho tiempo y muchos dolores de cabeza porque, no se tienen que reunir informes de cada operación por separado.
  • La utilización de la arquitectura del sistema integrado elimina la necesidad de que se utilicen múltiples sistemas diferentes dentro de la empresa y se consolide en el mismo sistema en múltiples geografías.
  • La utilización de un sistema ERP permite el acceso a una multitud de información de la empresa. También, tiende a tener más precisión y relevancia porque todo proviene de una fuente, no de múltiples fuentes.
  • El sistema de planificación de los recursos proporciona a la empresa diversas herramientas de presentación de informes, genera información actualizada de forma rápida y fácil de utilizar.

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