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GMAO son las siglas de un sistema de gestión (software) de mantenimiento asistido por ordenador. En otras palabras, se trata de un sistema informatizado que agiliza la gestión de diversas tareas y operaciones de mantenimiento. Hoy en día, el software de GMAO se utiliza para mantener fácilmente un registro centralizado de todos los activos y equipos de los que son responsables los equipos de mantenimiento, así como para programar y realizar un seguimiento de las actividades de mantenimiento y disponer de un registro detallado del trabajo que han realizado.

Un sistema de GMAO ayuda a gestionar los equipos, el inventario y los equipos de mantenimiento completos en una sola ubicación o en todos los departamentos de una planta de fabricación o producción. A su vez, ofrece una combinación de gestión de órdenes de trabajo, gestión de inventario y programación del mantenimiento que cubren todas las zonas de trabajo de cualquier empresa en las instalaciones, maquinaria, plantas de producción u otros activos que necesitan mantenimiento.

Los departamentos de mantenimiento suelen utilizar el sistema GMAO como su principal software de mantenimiento, ya que cubre una amplia gama de funciones.

Para qué sirve el sistema GMAO

La gestión GMAO ayuda a los departamentos de mantenimiento a gestionar sus equipos, inventarios y personal de mantenimiento, pero ¿cómo lo hace exactamente? Este software viene completamente equipado con una gran variedad de funciones de gestión del mantenimiento. Entre sus características más comunes este software incluye:

Mantenimiento Preventivo

Una de las tareas más importantes para una empresa con equipos o maquinaria pesada es el mantenimiento preventivo. Ninguna empresa quiere experimentar un tiempo de inactividad prolongado de un activo importante de los procesos productivos cuando podría haberse evitado con un poco de mantenimiento preventivo. Con el fin de ayudar a las empresas a ser pro-activas en su mantenimiento preventivo, un sistema de GMAO programa el mantenimiento preventivo regular de todos y cada uno de los activos que lo necesiten.

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Además, el software de mantenimiento preventivo del sistema GMAO puede conectarse y «hablar» con los diferentes activos de la planta de producción. Usando el Internet Industrial de las Cosas (IIoT), los sensores conectados a su equipo pueden detectar cuando surgen problemas, tanto mayores como menores. Esto crea una alerta que se envía automáticamente a las partes necesarias para que pueda abordar el problema de inmediato. Esta es otra medida pro-activa para asegurar que los equipos sigan funcionando sin problemas.

Gestión de Activos

El mantenimiento preventivo no es la única forma de proteger los activos de una empresa. Las características de gestión de activos de un GMAO  permiten realizar un seguimiento de varios puntos de datos relacionados con todos los activos. Algunos de los datos más básicos que rastrea incluyen fechas de compra, información sobre garantías y especificaciones de activos. Pero los datos más potentes que un sistema GMAO rastrea incluyen la vida útil esperada y el historial de servicio.

Los historiales de servicio de los activos empresariales en particular son importantes. Esto mantiene un registro de cada operación de mantenimiento realizada en un activo, para que se sepa cuándo se realizó el mantenimiento. Además, se puede utilizar esta información para predecir cuándo surgirán los problemas. El análisis de los datos de la historia del servicio también puede revelar patrones en ciertos asuntos, tales como un desglose de una parte cada cierto tiempo. A su vez, se puede planificar el mantenimiento en consecuencia.

Gestión de órdenes de trabajo

Una de las características más importantes de la plataforma GMAO es la gestión de las órdenes de trabajo. El mundo digital siempre va mejor para organizar y almacenar las órdenes de trabajo que el papel y el bolígrafo. En realidad, es una forma de no perder la pista de las órdenes de trabajo diarias; especialmente las más recientes. Este tipo de software de gestión de órdenes de trabajo reduce totalmente la posibilidad de perder el seguimiento de las órdenes de trabajo, ya que todas ellas se almacenan en una base de datos en la que se pueden realizar búsquedas. Al acceder al sistema, se puede ver el estado de todas las órdenes de trabajo, como por ejemplo las que aún no han sido iniciadas, las que están en curso y las que ya han sido ejecutadas.

Además de hacer un seguimiento del mantenimiento, también se puede ver quién ha sido asignado para cada orden de trabajo y si se ha completado o no. Después de todo, es útil saber quién es responsable de un mal trabajo de mantenimiento, así como quién es responsable de uno excepcional.

Gestión de Inventario

El sistema GMAO no es el sustituto de un sistema autónomo de gestión del inventario. Sin embargo, las características de gestión de inventario disponibles en este software de gestión siguen siendo muy útiles. Mientras que un sistema de gestión de inventario mantiene un control de inventario sobre los productos y otros artículos que se distribuyen desde un almacén, la gestión de inventario de GMAO gestiona sus piezas de repuesto. Estas piezas son las que se utilizan para reparar y realizar el mantenimiento del equipo de producción, la maquinaria y otros activos.

Lo peor que puede pasar durante el mantenimiento de una máquina es darse cuenta de que se ha quedado sin la pieza que se necesita, lo que puede resultar un tiempo de inactividad prolongado, bastante costoso para las empresas que no pueden permitirse fallas ni paros en la producción. La gestión de inventarios de GMAO realiza un seguimiento automático de la cantidad de cada pieza que queda, avisando cuando se encuentra por debajo de un umbral predeterminado. De esta manera, se pueden pedir más piezas de repuesto antes de que se acaben.

Control del horario de los trabajadores de mantenimiento 

Los jefes de mantenimiento también pueden utilizar el sistema GMAO para programar su equipo de mantenimiento, ayudando a automatizar el proceso de programar a los trabajadores de mantenimiento no sólo para los turnos, sino también para tareas específicas durante sus turnos. Con una programación automatizada, los jefes de mantenimiento pueden estar seguros de que todas las actividades de mantenimiento se realizarán cuando sean necesarias.

Los usuarios pueden configurar los sistemas de GMAO para que envíen alertas de mantenimiento programado cuando se produzcan diferentes desencadenantes, como un intervalo de tiempo, un fallo de un componente, la expiración de la garantía, etc. Esto quita parte de la carga de recordar programar el mantenimiento al personal administrativo.

Acceso Móvil

La Gestión GMAO basada en la nube (cloud) normalmente viene con capacidades para teléfonos móviles para que los que gestionan el mantenimiento puedan disponer de la aplicación en cualquier punto y en cualquier momento. Es esta, una solución bastante interesante para los jefes de mantenimiento que supervisan múltiples instalaciones que están en diferentes plantas de producción en la misma empresa o en delegaciones exteriores. A su vez, esta función les va a permitir poder hacer las anotaciones que estimen oportunas directamente en el sistema, sin importar en qué instalación se encuentren.

El acceso móvil también es una buena herramienta para un trabajador de mantenimiento o gerente que trabaja en una sola instalación. Sin él, las notas o actualizaciones de mantenimiento que deben realizarse en un GMAO deben esperar hasta que se encuentren frente a un ordenador. Sin embargo, cuando tienen acceso móvil, pueden actualizar las órdenes de trabajo a medida que las completan y anotar las notas de mantenimiento mientras lo hacen. Esto también abre opciones para utilizar tabletas de la empresa o dispositivos similares para garantizar la seguridad y la facilidad de acceso.

 

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Funciones Básicas de un Sistema GMAO

Ventajas de los sistemas de GMAO

Las características de los sistemas de gestión del mantenimiento asistido por ordenador proporcionan una serie de beneficios destacados para las empresas. Ayudan a los técnicos de mantenimiento a mantenerse organizados con avisos de responsabilidad y recordatorios de citas de mantenimiento. Los usuarios pueden rastrear y administrar herramientas o equipos, reduciendo la probabilidad de que se pierdan o sufran daños. En general, el objetivo del sistema es ayudar a los usuarios a calcular los gastos, gestionar el mantenimiento, realizar un seguimiento de los activos y asignar los recursos de forma más eficiente.

Los diferentes GMAOs ofrecen una diversa variedad de paquetes, desde código abierto hasta opciones premium, por lo que siempre habrá un sistema que se ajuste al presupuesto y a las necesidades del tipo de empresa. Además,  pueden alojarse de múltiples formas,  a través de hardware, en la nube a través de los servidores del proveedor, o una combinación de ambos.

Estas ventajas están en constante evolución, avanzando hacia el futuro de varias maneras innovadoras. Desde la inteligencia artificial hasta la IIoT y la gestión del rendimiento de activos, el futuro del sistema GMAO seguirá aportando avances e innovaciones en el campo de la gestión del mantenimiento.

Conclusión

En resumen, el software de GMAO es una plataforma de gestión de mantenimiento que ayuda a los usuarios a agilizar los procesos de mantenimiento, gestión de activos, inventario y órdenes de trabajo. Reemplaza el seguimiento en papel y lápiz,  en las antiguas tarjetas y cintas perforadas o en las clásicas hojas de cálculo de Excel. A su vez,  combina esos procesos con mensajería interna y otras funciones útiles en una única y conveniente interfaz.

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